Сонгинохайрхан дүүргийн Засаг даргын Тамгын газрын даргын
2014 оны ...дугаар сарын ...-ны өдрийн ......
тоот тушаалын хоёрдугаар хавсралт

СОНГИНОХАЙРХАН ДҮҮРГИЙН ЗАСАГ ДАРГЫН ТАМГЫН ГАЗРЫН

АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨХ ЗААВАР

Нэг. Ерөнхий зүйл

1.1.        Монгол Улсын Засгийн газрын 2001 оны 41 дүгээр тогтоолоор батлагдсан “Тамга, тэмдэг, баталгааны тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хийлгэх, хэрэглэх заавар”, Стандартчлал хэмжил зүйн Үндэсний зөвлөлийн 2011 оны 2 дугаар тогтоолоор шинэчлэн батлагдсан "Баримт бичгийн стандарт"-ыг баримтлан байгууллагын хэмжээнд албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагааг зохицуулахад энэхүү зааврын зорилго оршино.

1.2.        Дүүргийн Засаг даргын Тамгын газрын албан хэргийг Архивын тухай хууль болон энэхүү заавар, Баримт бичгийн стандарт холбогдох бусад хууль тогтоомжийн дагуу хөтөлнө.

1.3.        Энэхүү зааврыг Засаг даргын Тамгын газрын баримт бичгийг зохион бүрдүүлэх, хүлээн авах, бүртгэх, тараах, илгээх, тэдгээрийн шийдвэрлэлтэд хяналт тавих ажлын нэгдсэн арга зүйгээр хангахад мөрдөнө.

1.4.        Энэхүү зааврын хэрэгжилтэд Засаг даргын Тамгын газрын Захиргаа, хуулийн хэлтсийн дарга хяналт тавина.

1.5.        Тамгын газрын өдөр тутмын бичиг хэргийн хөтлөлтийг бичиг хэргийн ажилтан хариуцан, Захиргаа, хуулийн хэлтсийн даргын өмнө ажлаа хариуцна.

Хоёр. Баримт бичиг зохион бүрдүүлэх

2.1.        Дүүргийн Засаг даргын Тамгын газар нь хууль тогтоомжид заасан эрх хэмжээний хүрээнд байгууллагын үйл ажиллагааг баримтжуулах зорилгоор:

-Дүүргийн Засаг даргын захирамж

-Тамгын газрын даргын тушаал

-Албан бичиг, танилцуулга, хөтөлбөр, гэрээ, дүрэм, журам, заавар, удирдамж, илгээлт, илтгэх хуудас, илтгэл, төлөвлөгөө, тайлан, тодорхойлолт, уулзалт ярианы тэмдэглэл, төсөв, тайлан тэнцэл зэрэг нэрийн баримт бичиг гаргана.

2.2.        Дүүргийн Засаг даргын Тамгын газар нь; ”Сонгинохайрхан дүүргийн Засаг даргын тамгын газар” гэсэн бичээс бүхий тамга, тэмдэг, хэвлэмэл хуудастай байна. Тамга, тэмдэгний бичээсийг дармал монгол үсгээр бичсэн, 4.0X4.0х  см-ийн хэмжээтэй байна.

2.3.        Дүүргийн Засаг даргын Тамгын газар нь дараах индекстэй байна.

-Дүүргийн Засаг дарга                                                                  /1/

-Хот байгуулалт тохижилтын асуудал хариуцсан

            орлогч дарга                                                                                    /2а/

-Эдийн засаг, санхүү төлөвлөлтийн асуудал

             хариуцсан орлогч дарга                                                              /2б/

-Нийгмийн бодлогын асуудал

 хариуцсан орлогч дарга                                                              /2в/

-Дэд бүтэц, нийтийн аж ахуйн асуудал

 хариуцсан орлогч                                                                          /2г/

-Засаг даргын тамгын газрын дарга                                          /3/

-Захиргаа, хуулийн хэлтэс                                                           /4/

-Санхүү, төрийн сангийн хэлтэс                                                 /5/       

-Эдийн засаг төлөвлөлтийн хэлтэс                                           /6/

-Нийгмийн хөгжлийн хэлтэс                                                       /7/

-Худалдаа үйлчилгээний хэлтэс                                                            /8/

-Дэд бүтэц тохижилтын хэлтэс                                                    /9/

-Цэргийн штаб                                                                                /10/

2.4.        А4  хэмжээний хэвлэмэл хуудсанд баримт бичгийн огноог он, сар, өдөр гэсэн дарааллын дагуу зөвхөн араб тоогоор  бичнэ.

Жишээ нь: 2009 оны 1 дүгээр сарын 29-ний өдөр

А5 хэмжээний хэвлэмэл хуудасны огноог дараахь байдлаар араб тоогоор бичнэ.

Жишээ нь: 2009.05.25

2.5.        Албан бичгийн дугаар нь тухайн зохион байгуулалтын нэгжийн индекс болон бүртгэлийн дугаараас бүрдэнэ.

Жишээ нь :9/ 16 

-9/ Байгууллагын индекс

-16/ Бүртгэлийн дугаар

Тогтоол, захирамж, тушаал, гэрээ хуралдааны тэмдэглэл зэрэг баримт бичигт оны эхнээс дугаар өгнө.

2.6.        Баримт бичгийг хаяглахдаа хүлээн авах байгууллага болон хүний нэрийг өгөх оршихын, албан тушаалын нэрийг нэрлэхийн тийн ялгалаар тус тус бичнэ.

Жишээ нь: Цэргийн штабын дарга А.Баттулгад

2.7.        Тодорхой хүний нэрээр хаяглахдаа хүлээн авагчийн овгийн эхний үсэг тодорхойгүй бол ” ноён”, ”хатагтай”, ” танаа”  гэсэн үгсийн хэрэглэж болно.

Жишээ нь;  ”Угалз” компаний захирал хатагтай Дулмаад гэх мэт.

                    “Сүү” ХХК-ийн захирал М.Дулмаа танаа

2.8.        Баримт бичгийг нэг төрлийн хэд хэдэн байгуулагад илгээхдээ тэдгээрийг нийтлэг нэрээр болон тодорхой албан тушаалтны нэр заан хаяглаж болно.

Жишээ нь : Хороодын Засаг дарга нарт

         Нийслэлийн Засаг даргын Тамгын газрын дарга  

                    Ё.Гэрэлчулуун танаа

2.9.        Баримт бичигт бичвэрийн утга агуулгыг товч илэрхийлсэн тэргүүг нэг өгүүлбэрт багтаан үеэр таслалгүй зохион бичнэ.

Жишээ нь : Нийслэлийн Засаг даргын мөрийн хөтөлбөрийн тухай

2.10.     Хэрэв баримт бичигт хэд хэдэн асуудал сэдэв тусгагдсан бол тэргүүг ерөнхий бичиж болно.

2.11.     Албан бичгийн тэргүүг хажуугийн байрлалаар хэвлэмэл хуудасны тэмдэглэгээнд багтаан бичнэ. Захирамжлалын баримт бичгийн тэргүүг бүртгэлийн дугаарын дор хэвлэмэл хуудсанд голлуулан байрлуулж бичнэ. Гадаадад илгээх болон албан бичгийн А5 хэмжээний хэвлэмэл хуудсанд тэргүү бичихгүй.

2.12.     Баримт бичгийн хэл найруулга нь товч тодорхой, утга төгөлдөр, засвар оруулгагүй, зөв бичих дүрмийн дагуу бичигдсэн байна.

2.13.     Бичвэрийг анги, хэсэг, бүлэг, зүйл заалтад хуваан тоо буюу үсгээр дугаарлана.

2.14.     Баримт бичиг хавсралттай бол бичвэрийн зохих хэсэгт ”хавсралт”-ыг зааж бичнэ. Хэрэв хэд хэдэн хавсралттай бол хавсралт тус бүрийг дугаарлана.

Жишээ нь:   1 дүгээр хавсралт

2 дугаар хавсралт

2.15.     Захирамжлалын баримт бичгээр батлагдсан хавсралтын баруун дээд өнцөгт ямар байгууллагын, албан тушаалтны, хэдэн оны, хэддүгээр тогтоол, захирамжийн хавсралт болохыг заан бичиж, Тамгын газрын даргын тамга дарна.

Жишээ нь: Засаг даргын Тамгын газрын даргын 2009 оны 15 дугаар

        тушаалын хавсралт

2.16.     Албан бичиг хавсралттай бол хавсралтын баруун дээд өнцөгт хавсралтын тухай тэмдэглэлийг бичиж тамга, тэмдэг дарна.

2.17.     Баримт бичгийн хувийг өөр байгууллагад явуулсан тухай тэмдэглэлийг бичвэрийн эцэст бичнэ.

Жишээ нь: Хувийг: Дүүргийн Замын цагдаагийн тасагт

2.18.     Дүүргийн Засаг даргын Тамгын газрын баримт бичиг нь албан тушаалтны гарын үсэг, тамга буюу тэмдгээр батлагдсан байх буюу тамгыг гарын үсэг зурагдсан хэсгийг оролцуулан тэгш, тод дарна.

2.19.     Хэвлэмэл хуудас хэрэглээгүй тохиолдолд баримт бичгийн стандартад  заасан бүрдлүүдийг заавал бичнэ.

2.20.     Албан бичгээс бусад баримт бичигт гэрээ, дүрэм, журам, заавар, илтгэх хуудас, илтгэл,  төлөвлөгөө, тайлан, тодорхойлолт, удирдамж зэрэг баримт бичгийн нэрийг нь заавал бичнэ.

2.21.     Хэрэв баримт бичгийг аль нэг албан тушаалтны ”үүрэг гүйцэтгэгч” баталгаажуулж байгаа бол албан тушаал, гарын үсэг, гарын үсгийн тайллыг үүрэг гүйцэтгэгчийн нэрээр бичнэ.

Жишээ нь : Даргын үүрэг гүйцэтгэгч                  С.Ганзориг

2.22.     Илтгэх хуудас, илтгэл, дүгнэлт, санал, төлөвлөгөө, тайлан зэрэг лавлагаа мэдээллийн шинжтэй баримт бичигт, зохион бүрдүүлсэн албан тушаалтан гарын үсэг зурна.

2.23.     Аливаа зөвлөл, комисс, ажлын хэсгээс гаргасан баримт бичигт гарын үсэг зурахдаа комисс, хэсгийн бүрэлдэхүүн, үүрэг хуваарийн дагуу гарын үсэг зурна. Шаардлагатай бол албан тушаалын нэрийг бичиж болно.

Жишээ нь: Комиссын дарга Нарийн бичгийн дарга            

     Гишүүд

2.24.     Адил эрхтэй зохион байгуулалтын нэгжүүд  баримт бичиг хамтран гаргавал тус тусын нэгжийн нэр, албан тушаалыг нэр, гарын үсгийн тайллыг уг ажлыг зохион байгуулахад гүйцэтгэж байгаа үүргийн дарааллаар бичиж, тэмдэг дарна.

Жишээ нь: Захиргаа, хуулийн хэлстийн дарга                      Г.Ананд

Санхүү, төрийн сангийн хэлтсийн дарга                  Г.Пүрэвхатан

2.25.     Баримт бичгийг баталсан, зөвшөөрсөн тухай тэмдэглэлд ” Батлав”, ” гэсэг үг, байгууллагын нэр, албан тушаал, гарын үсгийн тайлал, огноо, тэмдгийн дардас орно. ”Батлав” гэсэн үгийг хуудасны дээд ирмэгээс 20 мм зай авч бусад бүрдлийг бичнэ. 

Жишээ нь :                           Батлав.  

                  Засаг даргын Тамгын газрын дарга              

С.Мөнхчулуун                     

      2015 оны ... дугаар сарын ...-ны өдөр

2.26.     Хэрэв баримт бичгийг захирамжлалын баримт бичгээр баталсан бол дараах байдлаар бичнэ.

Жишээ нь: Засаг даргын Тамгын газрын даргын 2009 оны 101 тоот

                   тушаалаар батлав.

2.27.     Гадны байгууллагаас ирүүлсэн баримт бичгийн төсөлд өгөх саналыг хэвлэмэл хуудсан дээр бичиж, холбогдох албан тушаалтан гарын үсэг зурна.

2.28.     Баримт бичгийн ноорог, аливаа гар тэмдэглэлээр хөтлөх баримт бичгийг зөвхөн бэх, тосон балаар бичсэн засвар оруулга нь гаргацтай хэл найруулгын хувьд ойлгомжтой байна. Хэрэв энэ шаардлагыг биелүүлээгүй байвал бичээч уг баримт бичгийг хүлээн авахаас татгалзана.

2.29.     Хоёр ба түүнээс дээш хуудастай баримт бичгийг хоёрдугаар хуудаснаас эхлэн  араб тоогоор хуудасны дээд хэсгийн голд дугаарлана.

2.30.     Байгууллагад үлдэх баримт бичгийн эцсийн хуудасны арын зүүн доод өнцөгт хуудасны зүүн захаас 30 мм-ийн зайд боловсруулсан, нийлсэн албан тушаалтны овгийн эхний үсэг, нэрийг бичиж, боловсруулсан, нийлсэн албан тушаалтан гарын үсэг зурна. Мөн бичгийн хувийн тоо, бичсэн бичээч буюу ажилтны овгийн эхний үсэг, нэрийг бичнэ.

Боловсруулсан............................ 

Нийлсэн....................................... 

Хэвлэсэн хувь.............................

Жишээ нь:               

2.31.     Засаг даргын Тамгын газар нь хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтад заасан байнга хадгалах баримт бичгийг сайн чанарын цаасан дээр нэг талд нь бичнэ. Харин түр хадгалах  баримт бичгийг бичгийн цаасны хоёр талд бичиж болно.

2.32.     Компьютерийн программд энэхүү заавар болон баримт бичгийн стандартын шаардлагыг тусгасан байна.

2.33.     Баримт бичгийг зохион үйлдэхэд бичвэр боловсруулах Word программын 6.0-гаас дээш хувилбарыг ашиглан Arial 10,11,12, Times New Roman 11, 12, 14, хэмжээтэй үсэг хэрэглэнэ.

2.34.     Баримт бичгийн бичвэрийг А4 хэмжээний хэвлэмэл хуудсанд бичихдээ мөр хоорондын зайг 1.5-аар, А5 хэмжээний хэвлэмэл хуудсанд зайг 1-ээр авч бичнэ. Баримт бичгийн бүрдэл хэд хэдэн мөрөнд бичигдэх тохиолдолд мөр хоорондын зайг 1-ээр авна.

2.35.     ”Харилцагч байгуулсан нэр, хаяг”, ” Баталсан тэмдэглэл”, ” Хавсралтын тухай тэмдэглэл”, ” Зөвшөөрсөн тэмдэглэл” бүрдлүүдийн мөр хоорондын зайг 1-2-оор авч байрлуулна.

2.36.     Байгууллагын хаягийг хэвлэмэл хуудсанд 5 хүртэлх мөрөнд, мөр хоорондын зайг 1-ээр авч хэвлэнэ.

2.37.     ”Гарын үсэг” бүрдлийг бичвэрээс мөр хоорондын зайг 3-5-аар авч байрлуулна.

Гурав. Баримт бичгийн төсөл боловсруулах

3.1.        Дүүргийн Засаг даргын Тамгын газрын баримт бичгийн төслийг удирдлагаас өгсөн чиглэл, ажил үүргийн хуваарийн дагуу холбогдох албан тушаалтан боловсруулна.

3.2.        Энэхүү журмын 3.1-т заасан төслийн “Гарын үсэг” бүрдлийн дор “Хянасан, Боловсруулсан” гэсэн тэмдэглэл, албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, огноог байрлуулна.

                                                   Жишээ нь:                  

                                       Хянасан: Захиргаа, хуулийн хэлтсийн

      дарга                     А.Пүрэвсүрэн

          Боловсруулсан: Мэргэжилтэн          А.Болд

3.3.        Хууль тогтоомжид нийцээгүй, баримт бичгийн боловсруулалтын шаардлага хангаагүй, утга агуулга, хэл найруулга нь тодорхой бус, дүрмийн алдаатай баримт бичгийг боловсруулж, хянасан албан тушаалтан хариуцна.

3.4.        Албан бичгийн төсөл боловсруулсан ажилтан удирдлагад танилцуулж, зөвшөөрөл авсаны дараа баримт бичгийн стандартын дагуу хэвлэмэл хуудсанд бүрдэл байрлуулах, гарын үсэг зуруулах, баримтын огноо, дугаар авах, тамга тэмдгээр баталгаажуулах ажлыг хариуцан гүйцэтгэнэ.

Дөрөв. Баримт бичиг хүлээн авах, бүртгэх үйл ажиллагаа

4.1.        Дээд шатны байгууллагаас ирсэн /захирамж, тушаал, тогтоол, протокол, албан даалгавар, төлөвлөгөө/ бичгийг тогтоол шийдвэрийн биелэлт хариуцсан мэргэжилтэн хүлээн авч зөв хаягласан, бүрдэл бүрэн эсэхийг шалгаж хариуцна. /Хавсралт 1/

4.2.        Ирсэн, явуулсан хариутай баримт бичгийг хүлээн авч бүртгэх, ангилах, холбогдох ажилтанд шилжүүлэх ажлыг бичиг хэрэг хариуцсан ажилтан гүйцэтгэнэ. /Хавсралт 2/

4.3.        Хариутай баримт бичигт ирсэн бичгийн бүртгэл хяналтын карт хөтөлж, нэг хувийг ирсэн баримт бичгийн хамт шийдвэрлэх хэлтэс, албадын хариуцсан мэргэжилтэнд шилжүүлнэ. /Хавсралт-3/

4.4.        Баримт бичиг буруу хаяглагдсан, бүрдэл дутуу зэрэг зөрчилтэй бол 2 хувь тодорхойлолт бичиж, нэг хувийг ирсэн баримт бичгийн хамт буцаана. /Хавсралт-4/

4.5.        ”Гарт нь ” гэсэн баримт бичгийг дугтуйн гаднах хаягаар бүртгэж, холбогдох хүмүүст задлалгүй шилжүүлнэ. Хувийн захидал, цахилгааныг бүртгэлгүйгээр эзэнд нь өгнө.

4.6.        Баримт бичиг ирүүлсэн байгууллага, хувь хүний хаяг, явуулсан ба хүлээн авсан огноог зөвхөн дугтуйн дээр байгаагаар тогтоох байвал дугтуйг баримт бичигт хавсаргана. Бусад тохиолдолд устгана.

4.7.        Ирсэн баримт бичгийг хариуцсан хэлтэс, албадын албан тушаалтанд шилжүүлж бүртгэлийн дэвтэрт гарын үсэг зуруулан хүлээлцэнэ.

4.8.        Ирсэн бүх баримт бичгийн эцсийн хуудасны арын зүүн доод өнцөгт ”Орсон тэмдэг” дарж, яаралтай бичгийг тэр дор нь, бусад баримт бичгийг ирсэн өдөрт нь багтаан тараана. /Хавсралт-5/

4.9.        Хэд хэдэн газарт хамааралтай, хамтран шийдэх баримт бичгийг шаардлагатай бол олшруулж тараана.

4.10.     Ирсэн баримт бичгийг өөр газарт шилжүүлэх тохиолдолд Засаг даргын Тамгын газрын холбогдох хэлтэс, албаны даргын зөвшөөрлөөр албан бичигт хавсарган явуулна.

4.11.     Бичиг хэрэгт бүртгэгдээгүй баримт бичгийг хүлээн авахыг хориглоно. Онцгой тохиолдолд бүртгэлгүй баримт бичиг хүлээн авсан хүн өөрийн биеэр бичиг хэргийн эрхлэгчид бүртгүүлнэ.

4.12.     Иргэн, аж ахуйн нэгж, байгууллагын өргөдөл, гомдол, саналыг Иргэдийн эрэлт, хүсэлт хариуцсан мэргэжилтэн бүртгэж, хэрхэн шийдвэрлэсэн тухай мэдээг 14 тутамд гаргаж мэдээлнэ. /Хавсралт-6/

Тав. Баримт бичиг илгээх журам

5.1.        Илгээх баримт бичгийг хүлээн авч шалгах, бүртгэх, ангилах, эвхэх, дугтуйлах, наах, хаяглах, шуудангийн салбарт хүргэх ажлыг бичиг хэрэг хариуцсан ажилтан хариуцан гүйцэтгэнэ. Илгээх баримт бичгийн утга, агуулга, хэл найруулга, бүрдлийг боловсруулсан албан тушаалтан хариуцана.

5.2.        Явуулсан бичигт хариу ирүүлэхээр заасан бол ”хариутай эсэх” гэсэн хүснэгтэд тэмдэглэнэ, Хариу ирсэн тухай бүр хүснэгтэд тэмдэглэл хийнэ. /Хавсралт-7/

5.3.        Илгээх баримт бичгийг шуудангийн салбарт шилжүүлэхдээ бичиг хүлээлцэх дэвтэрт бүртгэнэ. Явуулсан бичгийг тухайн ажлын өдөрт багтаан шуудангийн салбарт хүргэнэ. /Хавсралт-8/

5.4.        Шуурхай  дамжуулах  болон  санал  авах  шаардлагатай  төсөл,  төлөвлөгөө, танилцуулга  зэргийг  факсаар  буюу  электрон  шуудангаар  явуулж,  шаардлагатай  гэж  үзвэл цаасан дээрх эх хувийг шуудангаар илгээнэ.

5.5.        Бичиг хэргийн ажилтан илгээх баримт бичгийн бүрдлийг шалган он, сар, өдөр, дугаар, индекс олгон үндсэн эхийг үлдээж II хувийг явуулна. Шаардлага хангаагүй баримт бичгийг холбогдох ажилтанд буцааж өгч засуулна.

5.6.        Яаралтай бичгийн дугтуйн баруун дээд буланд ”яаралтай” гэж бичнэ.

5.7.        Гадаадад илгээх баримт бичиг нь Тамгын газраас илгээх бусад баримт бичигтэй нэгдсэн дугаартай байна.

Зургаа. Баримт бичгийн шийдвэрлэлтэд  тавих хяналт

6.1.        Баримт бичгээр тавьсан асуудал, санал, хүсэлт, үүрэг, даалгаврын гүйцэтгэлд бичиг хэргийн эрхлэгч, хяналт шалгалтын хэсгийн тухайн ажил хариуцсан ажилтан тогтмол хяналт тавина.

6.2.        Баримт бичгээр тавигдсан асуудлыг дараах хугацаанд шийдвэрлэнэ.

Үүнд; Шууд шийдвэрлэж болох асуудлыг 1-3 хоногт бусад байгууллагатай хамтран шийдвэрлэх асуудлыг 5-30 хоногт, хугацаа зааж ирүүлсэн бол тогтоосон хугацаанд нь шийдвэрлэж хариу өгнө. Хариу өгөх хугацаа гэж тухайн асуудлыг шийдвэрлэх талаар өгсөн удирдлагын хугацаа заасан заалтыг ойлгоно.

6.3.        Баримт бичигт асуудал шийдвэрлэх хугацааг заасан бол дурдсан хугацаанд нь мөн яаралтай албан бичгийн хариуг тэр дор нь явуулна.

6.4.        Дээрх баримт бичгийг нэг нэгжээс нөгөөд шилжүүлэх тохиолдолд бичиг хэргийн ажилтанд мэдэгдэж тэмдэглэл хийлгэнэ.

6.5.        Бичиг хэрэг хариуцсан ажилтан ирсэн бичгийг хүлээн авч, бүртгэн удирдлагадаа танилцуулан, шийдвэрлэх хугацааг заалган гүйцэтгэх албан тушаалтанд шилжүүлж, хяналт тавина.

6.6.        Холбогдох ажилтан ирсэн баримт бичгийг хэрхэн яаж шийдвэрлэсэн тухайгаа ирсэн бичгийн бүртгэл хяналтын картын арын хэсэгт тэмдэглэнэ

6.7.        Шийдвэрлэгдсэн баримт бичгийг ирсэн бичгийн хяналтын картын хамт бичиг хэрэг хариуцсан ажилтанд хүлээлгэн өгч хяналтаас хасуулна. Бичиг хэргийн эрхлэгч нэгтгэн , архивын нэгж болгон архивт шилжүүлнэ.

6.8.        Шаардлагатай тохиолдолд бичгийн хариу өгөх хугацааг Тамгын газрын даргын зөвшөөрлөөр сунгаж болно. Илгээсэн баримт бичгийн хариу хугацаандаа ирэхгүй бол тухайн асуудал хариуцсан ажилтан дахин шаардана.

6.9.        Бичиг хэргийн ажилтан нь Засаг даргын Тамгын газарт ирсэн, явуулсан бичгийн бүртгэл шийдвэрлэлтэнд хяналт тавьж, хугацаа хэтэрсэн баримт  бичгийн мэдээг 14 хоног тутамд гаргаж танилцуулна. /Хавсралт-9/

6.10.     Тамгын газарт ирсэн хариутай бичгийн тоо, шийдвэрлэсэн байдлын тухай мэдээ болон хариу ирээгүй баримт бичгийн эргэлтийн мэдээг бичиг хэргийн ажилтан ажлын 14 хоног тутам гаргаж, удирдлагад танилцуулна. /Хавсралт-10/

6.11.     Хууль, тогтоол, захирамж, хуралдааны тэмдэглэл зэрэг баримт бичгийн заалтын биелэлтэд хяналтын карт хөтөлнө. Хяналтын картыг 2 хувь хөтөлж, нэг хувийг, уг заалтыг хэрэгжүүлэх нэгж, ажилтанд шилжүүлнэ. Хоёр дахь хувийг уг асуудлыг хариуцсан мэргэжилтэн хяналтдаа авна. /Хавсралт-11/

6.12.     Холбогдох ажилтан баримт бичгийн заалтыг хэрхэн биелүүлсэн тухайгаа хяналтын картын ”биелэлтийн тухай тэмдэглэл” гэсэн хүснэгтэд тэмдэглэж, хяналтаас хасуулна.

Долоо. Бусад

7.1.        Дүүргийн Засаг даргын Тамгын газрын хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтыг Тамгын газрын дарга батална.

7.2.        Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын хэрэгжилтэд дүүргийн Засаг даргын Тамгын газрын архивын мэргэжилтэн, архивч нар хяналт тавина.          

7.3.        Хөтөлж дууссан албан хэргийг архивын ажлын зааврын дагуу хэрэг бүрдүүлсэн ажилтан архивт шилжүүлнэ.

7.4.        Бичиг хэргийн бүртгэл-хяналтын программын мэдээллийн санг жил тутам, уг программыг шинэчлэх тохиолдолд шинэчлэхээс өмнө архивт шилжүүлэн өгч байна.

Хавсралт 1

____ны _____оны_____сарын____ны
өдрийн______,тоот

/захирамж, тушаал, тогтоол, протокол, албан даалгавар, төлөвлөгөө/-ын

ТАНИЛЦУУЛАХ ХУУДАС  

          Бичиг хэрэгт хүлээн авсан _____ он____сар____өдөр   Бүртгэлийн №

Хэрэгжүүлэх тухай удирдлагын заалт:

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

ЗАСАГ ДАРГА                           М.ЧИНБОЛД

Д

____он____сар____өдөр

Засаг даргын заалтын  дагуу хэрхэн зохион байгуулсан тухай тэмдэглэл:

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________ 

_______________ хэлтсийн дарга_________________ 

Хавсралт 2                     

/ Байгууллагын нэр /

ИРСЭН  БАРИМТ БИЧГИЙН БҮРТГЭЛ

Үргэлжлэл

Хавсралт 3

ИРСЭН БИЧГИЙН БҮРТГЭЛИЙН КАРТ

.............Бүртгэлд авсан                                                       ................Бичгийн.................

   Огноо                 Хүн                      Бүртгэлийн №: ....           Огноо       Дугаар         Хуудас

.......................................                                                       ...........................................

Аймаг, хот:                           Байгууллагын ялгаа                                     Ангилал

Хаанаас, хэнээс:                                                                                          Хаана:

Товч утга:

Удирдлагын заалт:

 ...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

Хавсралт 4

БАРИМТ БИЧИГ БУЦААХ ТОДОРХОЙЛОЛТ

Огноо                                               Дугаар

 Ирүүлсэн байгууллага, хүний нэр

Бичгийн огноо

Дугаар                                            Хуудасны тоо

          Товч утга

Хэний шийдвэрээр, ямар шалтгаанаар буцаасан 

/ албан тушаал, гарын үсэг, тэмдэг/

                                                                                                Хавсралт 5

ОРСОН ТЭМДЭГ

 /50х40 мм/

                                                                                       Хавсралт 6

Бүртгэл хяналтын карт

                    Хавсралт 7

                                                    / Байгууллагын нэр /

ЯВУУЛСАН  БАРИМТ БИЧГИЙН БҮРТГЭЛ

                                                                                Үргэлжлэл

                                                                                                Хавсралт 8

                                                    / Байгууллагын нэр /

БАРИМТ БИЧИГ ХҮЛЭЭЛЦЭХ ДЭВТЭР

                он

                                                                             Үргэлжлэл

Хавсралт 9

ХУГАЦАА ХЭТЭРСЭН ХАРИУТАЙ БАРИМТ БИЧГИЙН МЭДЭЭ

20... оны ... дугаар сарын ...

Хавсралт 10

СОНГИНОХАЙРХАН ДҮҮРГИЙН БАРИМТ БИЧГИЙН ЭРГЭЛТИЙН МЭДЭЭ

20.. оны ... дугаар сарын ...

Хавсралт 11

ХЯНАЛТЫН КАРТ

Хавсралт 12

ТОГТООЛ ЗАХИРАМЖ, ТУШААЛЫН БҮРТГЭЛ

                                                                                               он